En av de vanligaste frågorna Coor möter när FM-upphandlingar inleds är: är jag en IFM (Integrated Facility Management) eller singelkund? För att kunna svara på den frågan behöver vi först och främst reda ut vilka som är skillnaderna. Erik Sörnäs, Vice President hos Coor, berättar att Coors FM-resa tog sin början i det som kallas för just Integrated Facility Management. En lösning som tar helhetsansvar för ett stort antal tjänster och behov som kan tänkas finnas på en arbetsplats. Det är i den expertisen som Coor byggde sin grund och började utveckla hur arbetsmiljön på företag kan växa och förbättras.
"Vi kommer från en värld där vi nästan uteslutet jobbade med integrerade leveranser, så kallade IFM-lösningar, men de senaste åren har vi börjat fokusera mer och mer på det vi kallar för singeltjänster, alltså affärer som avser enstaka tjänster. Den förändringen vi har genomgått som bolag handlar om att vi måste befinna oss där kunderna är. Det handlar inte om att den ena lösningen är bättre än den andra, utan att möta kundens specifika behov och de kan skilja mycket beroende på en mängd olika variabler. Ett stort företag som sitter på många olika kontor i flera länder kommer exempelvis ha helt andra behov än en mindre gummifabrik, som dessutom eventuellt har väldigt specifika behov."
Vilka fördelar finns med IFM?
"Det finns en mängd fördelar, men den stora fördelen är att man kan skapa en effektiv leverans eftersom man lätt kan hitta synergier mellan tjänsterna. Det innebär att när till exempel receptionisterna behöver ta lunchpaus, då kan godspersonalen täcka upp. Lokalvårdare kan se över kaffemaskiner som behöver fyllas på istället för att man förlitar sig på en separat kaffeleverantör. Det skapar ett lättöverskådligt och lättmanövrerat flöde som också möjliggör för ökad innovation på arbetsplatsen. Utöver detta så får kunden en leverantör som tar helhetsansvar, de får ett system för uppföljning och har endast en leverantör att prata och förhandla med."
Vilken kund passar bättre för att upphandla singeltjänster?
"Det är en stor apparat att handla upp IFM och man mäktar kanske inte med att handla upp allt på en gång. Många företag ser det här som en resa där man börjar med att se över enskilda tjänster och lägger sedan ut de som man inte ser som en del av sin kärnverksamhet. Sedan handlar det även om att man kan ha väldigt specifika behov för att man befinner sig i en väldigt nischad bransch, och där måste vi kunna möta kunden med lika specifika singeltjänster."
Vilken kund är du?
IFM-kundens behov
-
Du räknar ditt bolag som större. Ni har en större mängd anställda, och sitter eventuellt på olika kontor som har liknande behov av FM-stöd.
-
Du behöver ta ett samlat grepp kring dina Facility Management-tjänster. När de portioneras ut på flera olika aktörer har det en tendens att växa och bli svårmanövrerat. Detta behöver du hjälp med att se över.
-
Ditt företag ser ett stort behov i att optimera er arbetsplats och vill se arbetsmiljön utvecklas genom innovativa FM-lösningar.
-
Du vill få ett helhetsgrepp, och vill undvika en stor mängd avtal med olika leverantörer.
-
Du vill kunna följa upp prestationerna, KPI:er och utvecklingen i ett system
Singelkundens behov
-
Du räknar ditt bolag som lite mindre eller mellanstort, och det är lätt att överse den FM-tjänsten ni har beställt.
-
Ni har eventuellt väldigt specifika behov av nischad expertis.
-
Du vill kunna bygga en trivsam och hållbar arbetsmiljö, och har lättare att få den översikten även i små tjänster.
-
Du har inte möjlighet eller resurser att sätta igång en IFM-upphandling ännu, men vill se över hur innovativa singeltjänster kan förbättra din arbetsmiljö etappvis.
-
Volymen de enskilda tjänsterna köps in på är inte så stor, så kontroll av leveransen görs av en person som du har anställt.
-
Du behöver leverans efter öppettider till företaget.
Avslutningsvis poängterar Erik att det finns gemensamma fördelar med båda lösningarna ovan. Företag som outsourcar FM-tjänster, en eller flera, kan:
- Oftast räkna med en kostnadsbesparing
- Få en större flexibilitet än att leverera tjänsterna med egen personal
- Personalen som utför tjänsterna kommer till ett företag där FM-tjänster tillhör kärnverksamheten och ges därmed större utvecklingsmöjligheter