Jens Ebbe Rasmussen, Coors Senior Vice President för affärsutveckling, om trenderna som formar IFM-leveranserna för de kommande åren.

Sex trender präglar morgondagens IFM

En föränderlig omvärld och yrkesroller som kontinuerligt utvecklas medför ändrade behov på våra arbetsplatser. Dessa behöver inte bara IFM-leverantörer ha koll på för att vara relevanta, utan även de arbetsgivare som vill attrahera och behålla rätt talanger.

En ledande IFM-leverantör som Coor har både erfarenheten av och resurserna som krävs för att anpassa leveranserna efter de nya behoven. Vi är en trygg partner som tack vare våra många år i branschen har utvecklat effektiva processer, metoder och verktyg, som hjälper oss att leverera den service våra kunder behöver för att kunna fokusera på det de gör bäst. Tack vare att vi tidigt började samarbeta med innovativa startups kan vi erbjuda flera smarta tjänster som sparar pengar och naturens resurser. Och genom att hela tiden vara lyhörda för nya behov och möjligheter, omvärldsbevaka och jobba nära såväl kunder som servicemedarbetare, har vi bra koll på de trender som kommer prägla branschen de kommande åren.

För att möta marknadens behov fokuserar vi vår uppföljning och utveckling på följande områden: 360 graders perspektiv på hållbarhet, befintliga data – vägen mot automatisering, medarbetarfokus med skräddarsydda upplevelser på kontoret, krav på snabba omställningar, ökad efterfrågan på avtal enligt en partnerskapsmodell och rådgivning inom mer än utformning av arbetsplats.

Läs mer om respektive område längre ned.

360 graders perspektiv på hållbarhet

Hållbarhetsarbetet är ett fortsatt viktigt inslag inom IFM – precis som inom andra branscher handlar det om att ha ett helhetstänk som genomsyrar alla delar av verksamheten.

På Coor ingår ett hållbarhetsperspektiv i allt vi gör och vi använder modellen Triple bottom line för att skapa värde i såväl en social som en miljömässig och affärsmässig dimension.

De senaste åren har den miljömässiga dimensionen fått mycket fokus, bland annat på grund av Parisavtalet och utmaningar när det gäller energitillförsel. Vi arbetar själva med Science Based Targets och har ett nära samarbete med innovativa startups för att lösa både våra egna och våra kunders miljöutmaningar.

"Fler arbetsgivare kommer behöva anställa utanför boxen för att hitta rätt talanger och ta vara på all kompetens som finns i samhället."

Vi märker också ett uppsving för social hållbarhet, som kommer att prioriteras ännu mer framöver. Fokus kommer att ligga både på att skapa en hållbar arbetssituation för befintliga medarbetare, men också på att välkomna nyanställda som stått långt ifrån arbetsmarknaden. Det kan exempelvis handla om en funktionsvariation eller annan språklig bakgrund. Fler arbetsgivare kommer behöva anställa utanför boxen för att hitta rätt talanger och ta vara på all kompetens som finns i samhället.

Data – vägen mot automatisering

Stora mängder data samlas redan idag in genom olika typer av sensorer på våra arbetsplatser. Genom att kombinera befintliga data med automatiseringsprocesser kan vi hitta effektivare lösningar som underlättar framtidens tjänstebehov.

”Datadriven lokalvård möjliggör städinsatser anpassade efter behov istället för styrda av frekvens.”

Inom lokalvård kan vi kombinera historiska data om antal personer som brukar vistas i en lokal med väderprognoser för att estimera hur nedsmutsade golven väntas bli. Det är ett exempel på datadriven lokalvård som möjliggör städinsatser anpassade efter behov istället för styrda av frekvens. Resultatet blir ett renare intryck vilket leder till nöjdare kunder som får mer pang för pengarna. Dessutom minskar onödigt slitage på exempelvis golvytor, som kan få en kortare livslängd om de rengörs för sällan eller för ofta. Även inom fastighetsunderhåll kan sensorer och uppkopplade enheter tillföra stora mervärden.

Insamlingen av information skapar ett större värde i längden, genom att hitta relevanta områden inom en verksamhet finns potential för tids- och kostnadseffektivisering. Teknik som gör att vi kan vara mer proaktiva istället för att göra saker efter ett visst schema gör att tjänsterna får högre kvalitet, högre driftsäkerhet och dessutom blir billigare.

Medarbetarfokus med skräddarsydda upplevelser på kontoret

Många arbetsgivare frågar sig hur de ska skapa de bästa förutsättningarna för trivsel och arbetsglädje för sina medarbetare på kontoret. Efter pandemin har fler och fler vant sig vid att arbeta på distans och utföra fler arbetsuppgifter.

"Tjänster som förenklar livspusslet eller skapar ett mervärde lockar människor till kontoren."

Många företag strävar efter att få sina medarbetare tillbaka till kontoret för att kunna bygga företagskultur och lojalitet. Man vill också att folk ska träffas och samarbeta. Därför ser vi en ökad efterfrågan på tjänster som medarbetare och andra på arbetsplatsen använder. Tjänster som förenklar livspusslet eller skapar ett mervärde lockar människor till kontoren. Det kan till exempel handla om att ha en barista på jobbet, erbjuda massage eller katthotell, möjliggöra för medarbetarna att lämna in kläder på kemtvätt eller köpa med sig middag från lunchrestaurangen. Möjligheterna är oändliga.

Vi spår att slutanvändarens upplevelser kommer få ett ännu större fokus i framtiden. En utveckling vi på Coor välkomnar och står väl rustad inför. Redan för ett par år sedan började vi inkludera XLA, experience level agreements, i vissa av våra avtal.

Rådgivning inom mer än utformning av arbetsplats

Det blir allt vanligare att kunder behöver vägledning i hur de ska hantera det nya hybrida sättet att jobba på. Kunderna brottas med frågor som vilken typ av mötesrum och teknisk utrustning de behöver när hälften av mötesdeltagarna befinner sig på distans. De behöver också förstå drivkrafterna som gör att deras medarbetare väljer att åka in till kontoret. I vår rapport Join the Workplace Revolution svarar 70 % av arbetsgivarna att de upplever svårigheter med att få personalen till kontoren, en ökning med hela 18 % från förra årets undersökning. Samtidigt svarar en tredjedel av medarbetarna att de överväger att byta arbetsgivare om kontoret inte moderniseras under de kommande åren.

Faktorer som ökar benägenheten att åka till kontoren är till exempel fler tysta rum, minskade ljudnivåer och förbättrad ergonomi. För att hjälpa företagen att förstå vad som kan locka tillbaka deras medarbetare och vilka framtida kontorsinvesteringar som skapar mest värde finns Coor Advisory, där du hittar våra experter inom arbetsplatsrådgivning. Coor Advisory hjälper bland annat till att analysera vilka olika typer av ytor som behövs för att skapa effektiva, kreativa och hälsosamma arbetsplatser och att optimera befintliga ytor.

"Allt fler arbetsgivare efterfrågar råd kring hur de kan öka sina medarbetares välmående."

Coor Advisory hjälper också arbetsgivare som vill ha råd kring hur de kan stötta sina medarbetare till att få en så bra arbetsmiljö som möjligt hemma. Det här är ett område vi tror kommer att öka de närmaste åren och vi ser också att det är allt fler arbetsgivare som efterfrågar råd kring hur de kan öka sina medarbetares välmående.

Ökad efterfrågan på avtal enligt en partnerskapsmodell

Fler och fler kunder efterfrågar en mer dynamisk och värdeskapande affärsmodell än den som historiskt sett har dominerat IFM-branschen, där kunden specificerar sitt behov och får en offert av leverantören. Tillsammans med våra kunder styr vi utvecklingen mot en partnerskapsmodell där vi fokuserar på vad kunderna vill lyckas med istället för vad de behöver. I en sådan modell enas vi om gemensamma målsättningar som möjliggör ständiga förbättringar och en mer transparent prissättning, baserad på incitament.

Exempel på gemensamma målsättningar kan vara att ett visst antal medarbetare ska vara på plats på kontoret eller att det inte ska komma någon felanmälan gällande dåligt utfört arbete. Når vi målen blir det en win-win för alla inblandade, från oss som leverantör till kunderna, deras medarbetare och besökare.

”När vi jobbar mot samma mål delar vi både på möjligheterna och riskerna.”

Fördelarna med en partnerskapsmodell istället för ett traditionellt avtal är flera; det är enklare att ställa om leveransen i händelse av en pandemi eller annan oförutsedd händelse, det går snabbare att dra nytta av ny teknik och samarbetet blir tätare och mer lösningsorienterat. När vi jobbar mot samma mål delar vi både på möjligheterna och riskerna. Är det till exempel billigare för den ena parten att teckna en viss försäkring gör vi det, även om det kanske hade varit mest naturligt för den andra parten att teckna den. Genom ett transparent och nära samarbete kan vi ta fram bättre lösningar som gynnar både oss och våra kunder.

Krav på snabbare omställningar

Eftersom våra arbetsplatser ständigt förändras varierar också behovet av tjänster. Därför finns det ofta klausuler i IFM-avtal med överenskommelser kring hur en omställning bör ske under olika scenarion.

Om en kund vill utöka sin arbetsplats med 20 000 kvadratmeter och också behöver exempelvis en ny restaurang och en större reception är det viktigt för oss att snabbt kunna hjälpa till i omställningen. Fler kvadratmeter kräver utökad lokalvård. Ibland är det den omvända förändringen kunden vill ha hjälp med och då behöver vi hantera det.

"Det handlar hela tiden om att kunna förändras, göra nytt och göra om utifrån ändrade förutsättningar, i det stora och det lilla."

Det blir allt vanligare att företag som beställer IFM-tjänster efterfrågar flexibla lösningar som kan anpassas efter behov. Därför behöver IFM-leverantörer röra sig bort från statiska avtal och erbjuda viss flexibilitet samt vara lyhörda för förändrade behov och vilja testa olika idéer. Det handlar hela tiden om att kunna förändras, göra nytt och göra om utifrån ändrade förutsättningar, i det stora och det lilla.